Hjemmekontor – hva må arbeidsgivere tenke på?

Hjemmekontor har blitt en naturlig del av arbeidslivet for mange. Men hva innebærer det egentlig for deg som arbeidsgiver? Det er ikke bare å sende folk hjem med en PC og håpe det går bra. Det finnes klare regler og gode praksiser som sikrer både arbeidsgiver og arbeidstaker.

Hjemmekontor er frivillig – for begge parter

Hjemmekontor skal være avtalt mellom arbeidsgiver og arbeidstaker. Verken arbeidsgiver eller arbeidstaker kan ensidig pålegge den andre parten hjemmekontor. Det eneste unntaket er dersom hjemmearbeid skyldes pålegg eller anbefalinger fra myndighetene, for eksempel under en pandemi — da er det tilstrekkelig at arbeidsgiver informerer skriftlig om vilkårene, uten at en egen avtale må inngås. Utenfor slike ekstraordinære situasjoner er hovedregelen at hjemmekontor bygger på enighet mellom partene, ikke ensidig instruks.

Skriftlig avtale ved fast ordning

Hvis hjemmekontor skal være en fast del av arbeidsforholdet — det vil si at det utføres jevnlig og har et visst omfang, for eksempel én fast dag i uken — må dere lage en skriftlig avtale. Denne bør blant annet inneholde:

• Omfanget av hjemmearbeidet
• Arbeidstid som gjelder
• Varighet (hvis midlertidig)
• Ansvar for utstyr og vedlikehold

Dette gir forutsigbarhet og trygghet for begge parter. Avtalen kommer i tillegg til den ordinære arbeidsavtalen, og bør også regulere når arbeidstaker skal være tilgjengelig for arbeidsgiver, oppsigelsesfrist for selve hjemmekontorordningen, og eventuell prøvetid for ordningen.

OBS: Mangler dere en klar, skriftlig avtale, og hjemmekontor har foregått over lengre tid, risikerer dere at ordningen anses som en fast, etablert ordning i arbeidsforholdet. I så fall kan ikke arbeidsgiver ensidig endre eller avslutte ordningen med henvisning til styringsretten — det vil i praksis kreve enighet med arbeidstaker, eller i ytterste konsekvens en formell endringsoppsigelse. En tydelig avtale som fra starten regulerer omfang, varighet og oppsigelsesadgang for selve hjemmekontorordningen, er derfor den beste sikringen mot å miste denne fleksibiliteten som arbeidsgiver.

Dere trenger ikke å utvikle avtalen fra bunnen av — Arbeidstilsynet har laget en ferdig mal som dekker minstekravene til innhold, og dere står fritt til å tilpasse den til egen virksomhet:

Last ned mal for avtale om hjemmekontor (Word)

Forsvarlig arbeidsmiljø – også hjemme

Kravet til et forsvarlig arbeidsmiljø ved hjemmekontor følger av hjemmekontorforskriften. Sikkerheten, helsen og velferden til arbeidstakerne skal ivaretas også når kontoret er hjemme. Arbeidsgiver skal, så langt det er praktisk mulig, forsikre seg om at arbeidsforholdene på hjemmekontoret er fullt forsvarlige — både fysisk og psykososialt. Det innebærer blant annet å sørge for at arbeidsstedet, arbeidsutstyret og innemiljøet ikke fører til uheldige fysiske belastninger, og at det psykososiale arbeidsmiljøet ivaretas selv om arbeidstakeren ikke er fysisk til stede på arbeidsplassen.

Det systematiske HMS-arbeidet i virksomheten skal ta høyde for at ansatte utfører arbeid i sine private hjem, slik at eventuelle problemer oppdages og håndteres i tide. Verneombud og arbeidsmiljøutvalg har fortsatt en rolle å spille også ved hjemmekontor — men verken arbeidsgiver eller verneombudet har adgang til arbeidstakers hjemmearbeidsplass uten en særskilt avtale om dette.

Utstyr og kostnader

Avklar hvem som eier og vedlikeholder utstyret, og hvordan kostnader skal dekkes. Dette bør dokumenteres i avtalen. Regelverket sier ingenting om hvem som skal dekke kostnader til nødvendig utstyr som arbeidsbord, arbeidsstol, belysning og internett — det er opp til arbeidsgiver, gjerne i dialog med arbeidstaker, å avklare hva som regnes som nødvendig utstyr for hjemmearbeidet, og hvem som betaler for det. Husk også å sette deg inn i skattereglene for hjemmekontor.

Viktig med samarbeid

Klare avtaler og gode rutiner skaper trygghet og forutsigbarhet. Det gir bedre arbeidsflyt, mindre misforståelser og sikrer at både arbeidsgiver og arbeidstaker har det de trenger for å lykkes – også når kontoret er hjemme.

Vi tilbyr inntil 15 minutters gratis saksavklaring. Ta kontakt på post@reinholdt.no eller telefon 23 68 85 58.

Les mer om hvordan vi kan bistå innenfor arbeidsrett her.