PERSONVERNERKLÆRING FOR REINHOLDT ADVOKATFIRMA AS

 

Sist endret: 01.02.2021

 

Denne personvernerklæringen gjelder for Reinholdt Advokatfirma As («vi» eller «oss»). Vi er behandlingsansvarlige for behandlingen av personopplysninger som er beskrevet i denne personvernerklæringen. Du finner kontaktinformasjonen vår nedenfor.

• Hvem vi behandler personopplysninger om

Denne personvernerklæringen retter seg mot vår behandling av personopplysninger om følgende personer:

 

• Privatkunder
• Klienter i straffesaker
• Kontaktpersoner hos virksomhetsklienter
• Kontaktpersoner hos våre leverandører og samarbeidspartnere
• Personer som er involvert i saker vi bistår i
• Andre personer som er omtalt i saksdokumenter vi får tilgang til
• Besøkende på vår nettside

• Formål, typer personopplysninger og rettslig grunnlag

Nedenfor har vi gitt en oversikt over hvilke formål vi behandler personopplysninger for, hvilke typer personopplysninger vi behandler og det rettslige grunnlaget for behandlingen.

Etablering av klientforhold: Når vi kontaktes av en klient med forespørsel om vi kan ta et oppdrag, foretar vi en uavhengighetssjekk internt (konfliktavklaring) før vi eventuelt sier ja til oppdraget. Uavhengighetssjekken tjener et legitimt formål og har grunnlag i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining). Konfliktsjekk av privatkunder omfatter som regel fullt navn, hva saken gjelder og, hvis relevant, kredittverdighet. Generelt sett vil ikke konfliktsjekk på vegne av virksomhetskunder innebære behandling av personopplysninger.

 

I tilknytning til etableringen av et klientforhold vil vi foreta en kundekontroll i samsvar med reglene i hvitvaskingsloven. Vi vil blant annet registrere og kontrollere identitet. Det innebærer at navn, adresse og fødselsdato vil bli registrert, og det vil bli tatt kopi av identitetsdokument, som pass eller førerkort. Kundekontrollen er nødvendig for å oppfylle våre rettslige forpliktelser etter hvitvaskingsloven, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c.

 

Dersom vi kan ta oppdraget, registreres kontaktinformasjon herunder navn, adresse, telefonnummer, fødselsdato og e-postadresse. For virksomhetsklienter vil det vanligvis bli registrert en eller flere kontaktpersoner, med tilhørende telefonnumre og e-postadresser.  Registreringen av kontaktopplysninger er for privatkunder nødvendig for å kunne inngå avtale med vedkommende, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b. For virkssomhetskunder bygger registreringen av kontaktopplysninger på en interesseavveining, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f.

Sakshåndtering: Enkelte advokatoppdrag innebærer at vi får tilgang til personopplysninger om parter eller andre enkeltpersoner som berøres av en sak. Slike opplysninger kan fremkomme av dokumenter klienten oversender eller annen korrespondanse i saken. Behandlingen av personopplysninger i forbindelse med oppdrag for virksomhetskunder er forankret i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining). I noen saker får vi også tilgang til sensitive personopplysninger, f.eks. helseopplysninger eller straffedommer og lovovertredelser. I slike tilfeller har behandlingen av opplysningene hjemmel i GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (behandlingen er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav), jf. personopplysningsloven (ny 2018) § 11.

 

Kunnskapsforvaltning: For å kunne gjenbruke utarbeidede dokumenter i senere saker, vil vi kunne registrere anonymiserte versjoner av dokumentene i et erfaringsarkiv. Offentlig tilgjengelig informasjon, slik som rettsavgjørelser mv., vil normalt ikke bli anonymisert Behandlingsgrunnlaget er vår interesse i å nyttiggjøre utarbeidet kunnskap i videre rådgivning, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining).

 

Klientadministrasjon. Det opprettes egne saksmapper for oppdrag som utføres på vegne av klienten. Tid og kostnader som er påløpt på en sak registreres i vårt regnskapssystem. For virksomhetskunder er det vi gjør i forbindelse med klientadministrasjon hjemlet i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining), mens det for privatkunder anses som en nødvendig del av det å oppfylle avtalen med vedkommende, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b.

 

Lagring og oppbevaring av saksdokumenter: Vi oppbevarer saksdokumenter i 10 år etter at oppdraget er avsluttet. Lagring i det angitte tidsrommet er vurdert som nødvendig av hensyn både til klienten og for vår egen del, siden det i ettertid kan komme opp spørsmål eller en tvist hvor den informasjonen som er lagret på en sak igjen kan bli aktuell. Det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysninger er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining jf. den legitime interessen angitt over) og GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav), jf. personopplysningsloven (ny 2018) § 11.

 

Fakturering: Kontaktopplysninger som er mottatt fra virksomhetskunder benyttes for å merke faktura som sendes til virksomheten dersom klienten ber om dette. For privatkunder, benyttes persoens private postadresse/e-post adresse for utsendelse av faktura. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining) for virksomhetskunder og GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b (nødvendige for å oppfylle avtalen med den registrerte) for privatkunder.

 

IT-drift og sikkerhet: Personopplysninger som er lagret i våre IT-systemer vil kunne være tilgjengelige for oss eller for våre leverandører i forbindelse med oppdateringer av systemer, implementering eller oppfølging av sikkerhetstiltak, feilretting eller annet vedlikehold. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 f (interesseavveining, jf. vår legitime interesse knyttet til nevnte aktiviteter) og vår rettslig forpliktelse til å ha tilfredsstillende informasjonssikkerhet, jf. GDPR artiklene 32 og 6 nr. 1 bokstav c.

 

Markedsføring: Vi sender ut nyhetsbrev til e-postadresser som er registrert på klienter som vi løpende yter advokattjenester til og andre som har bedt om å få nyhetsbrev. I denne forbindelse behandles navn og e-post adresse. Mottakere av nyhetsbrevet kan enkelt melde seg av tjenesten ved å benytte link som er inkludert i hver enkelt henvendelse. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining) der vi har mottatt e-postadressen i forbindelse med et advokatoppdrag. Vi har vurdert det slik at behandlingen er nødvendig for å ivareta kommersielle hensyn ved vår virksomhet samt at behandlingen av personopplysningene kun omfatter kontaktopplysninger og ikke er omfattende eller inngripende for de registrerte. Dersom det foreligger et eksisterende kundeforhold vil markedsføringen skje i henhold til markedsføringsloven § 15(3). I andre sammenhenger bygger markedsføring på samtykke fra vedkommende, jf. markedsføringsloven § 15(1) og GDPR artikkel 6 nr. 1 a.

• Hvem vi deler personopplysninger med

Våre leverandører av IT-tjenester vil kunne ha tilgang til personopplysninger dersom personopplysninger er lagret hos leverandøren eller på annen måte er tilgjengelig for leverandøren i henhold til kontrakten med oss. Leverandørene opptrer i henhold til databehandleravtale og under vår instruks. Leverandøren kan bare benytte personopplysningene for de formålene vi har bestemt og som er beskrevet i denne personvernerklæringen.

For overføring av personopplysninger til leverandører som befinner seg i land utenfor EU og EØS bruker vi EUs standardavtaler for overføringer.

Advokater er underlagt en straffesanksjonert taushetsplikt som følger av straffeloven § 111. Alle opplysninger som blir betrodd oss i forbindelse med et oppdrag blir håndtert konfidensielt.

Vi utleverer ikke personopplysninger i andre tilfeller eller på andre måter enn dem som er beskrevet i denne personvernerklæringen med mindre klienten eksplisitt oppfordrer til eller samtykker til dette eller utleveringen er lovpålagt.

• Lagring av personopplysninger

Slik det fremgår av punkt 2 ovenfor lagrer vi saksdokumenter i 10 år.

Regnskapslovgivning pålegger oss ellers å lagre bestemte regnskapsdokumenter i et nærmere angitt tidsrom. Når et bestemt formål tilsier lagring i et gitt tidsrom, sørger vi for at personopplysningene utelukkende blir benyttet for det aktuelle formålet i dette tidsrommet.

• Dine rettigheter

Du har rettigheter i personopplysninger som omhandler deg. Hvilke rettigheter du har, avhenger av omstendighetene.

Trekke samtykke tilbake: Dersom du har gitt samtykke til å motta nyhetsbrev fra oss, kan du når som helst trekke dette samtykket tilbake. Vi har lagt til rette for at du enkelt kan reservere deg mot denne typen henvendelser ved å inkludere en link til avregistreringsskjema i hver enkelt henvendelse. Dersom du har samtykket til annen behandling av personopplysninger, kan du også når som helst trekke ditt samtykke tilbake med henblikk på denne behandlingen ved å rette en henvendelse til oss om dette.

Be om innsyn: Du har rett til innsyn i hvilke personopplysninger vi har registrert om deg, så langt ikke taushetsplikten er til hinder for dette. For å sikre at personopplysninger utleveres til rett person, kan vi stille krav om at begjæring om innsyn skjer skriftlig eller at identitet verifiseres på annen måte.

Be om retting eller sletting: Du kan be oss om å rette feilaktige opplysninger vi har om deg eller be oss om å slette personopplysninger. Vi vil så langt som mulig imøtekomme en forespørsel om å slette personopplysninger, men vi kan ikke gjøre dette dersom det er tungtveiende grunner for ikke å slette, for eksempel at vi må lagre opplysningene av dokumentasjonshensyn.

Dataportabilitet: I noen tilfeller vil du kunne ha adgang til å få utlevert personopplysninger du har oppgitt til oss for å få disse overført i et maskinlesbart format til et annet advokatfirma. Dersom det er teknisk mulig vil det i enkelte tilfeller være adgang til å få disse overført direkte til det andre firmaet.

Klage til tilsynsmyndigheten: Dersom du er uenig i måten vi behandler dine personopplysninger på, kan du sende inn en klage til Datatilsynet.

• Sikkerhet

Vi har etablert prosedyrer for å håndtere personopplysninger på en sikker måte. Tiltakene er både av teknisk, og organisatorisk art. Vi foretar jevnlige vurderinger av sikkerheten i alle sentrale systemer som benyttes for håndtering av personopplysninger, og det er inngått avtaler som pålegger leverandører av slike systemer å sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet.

Tilgang til personopplysninger (og klient-/saksinformasjon) er begrenset til personell som har behov for tilgang for å utføre sine oppgaver.

Vi har vedtatt interner IT-retningslinjer, og vi foretar jevnlig opplæring av ansatte med hensyn til sikkerhet og bruk av IT-systemer.

• Endringer i personvernerklæringen

Vi vil kunne gjøre mindre endringer i denne personvernerklæringen. Du vil alltid finne siste versjon på vår nettside. Ved vesentlige endringer vil vi varsle om dette.

• Andre nettsider

Vår nettside inneholder lenker til andre nettsider. Denne personvernerklæringen dekker kun vår organisasjon, så du må sette deg inn i de respektive nettsidenes personvernerklæring før du bruker disse.

• Kontakt oss

Dersom du har spørsmål eller kommentarer til vår personvernerklæring eller du vil utøve dine rettigheter, kan du ta kontakt med oss:

Reinholdt Advokatfirma AS, Haakon VII’s Gate 6, 0161 Oslo. Telefon 99553095. E-post: post@reinholdt.no

 

Informasjonskapsler og sporingsteknologi

 

Informasjonskapsler er tekstfiler som blir plassert i din nettleser for å samle inn standard internett logg informasjon og besøksmønster på vår nettside. Denne informasjonen blir brukt til å spore besøksmønster på vår nettside og til å lage statistikk om besøk på nettsiden. For mer informasjon se www.aboutcookies.org eller www.allaboutcookies.org.

 

Reinholdt Advokatfirm AS/reinholdt.no og våre analyse partnere bruker teknologi slik som informasjonskapsler, nettvarder, tagger og programskript til å spore aktivitet på vår nettside og hvordan du kom til vår nettsiden, enten via søk på internett eller via tredjeparts annonsering slik som Facebook og Google. Disse tredjepartene kan bruke teknologi slik som informasjonskapsler til å samle inn informasjon på en nettside for å rette annonsering mot deg slik som remarketing annonser. Vi responderer ikke til ikke-spor signaler. For mer informasjon om interesse basert annonsering, i tillegg til hvordan melde seg ut av muligheten for at din nettleser gir deg atferdsbasert annonsering, se www.aboutads.info/choices. Vennligst bemerk at dette vil ikke gjør at du ikke vil få flere annonser. Du vil kunne få generelle annonser på disse tredjeparts plattformene. Du kan også avmelde deg annonser ved å justere preferansene dine på din Google konto.

 

Reinholdt Advokatfirm AS/reinholdt.no’s nettside bruker Google Analytics kode for å samle inn statistisk informasjon. Google Analytics bruker informasjonskapsler for å samle inn data om hvor mange som besøker siden hvor og hvor mye de bruker denne. Dette gjøres for å påse at nettsiden vår er tilgjengelig når du trenger den og at den er rask nok. For mer informasjon om hvordan Google Analytics lagrer denne informasjonen se www.google.com/analytics.

 

De ovennevnte teknologiene hjelper oss å påse at innholdet som Reinholdt Advokatfirma AS/reinholdt.no gir deg er mest mulig effektivt i forhold til din nettleser og teknologi som brukes. Teknologien på vår nettside gjør deg i stand til å interagere hvis du ønsker dette. Teknologien gjør oss også i stand til å skreddersy annonser til tredjeparts leverandører slik som Facebook, Google og andre sider og apper.

 

Detaljer som blir samlet inn med din interaksjon med vår nettside er blant annet trafikk data, lokasjons data, weblogger og annen kommunikasjonsdata. Enten for vårt eget formål til å fakturere eller andre formål.

Vi deler ikke informasjon om identifiserbare individer til selskaper som viser annonser på vår vegne, men vi kan gi dem aggregert informasjon om brukere (for eksempel kan vi gi dem informasjon om at 500 menn under 30 år har klikket på deres annonse på en gitt dag). Vi kan også bruke slik aggregert informasjon til å hjelpe annonsører til å nå det publikummet de ønsker å målrette mot.

 

Våre nettsider bruker også sosiale media funksjoner slik som Facebook «Liker» knapp, og widgets slik som «Del denne» knappen eller andre interaktive mini-programmer. Disse funksjonene kan samle inn din internet protokoll (IP) adresse og hvilke sider du besøker på vår nettside, og kan lage informasjonskapsler for at denne skal fungere ordentlig. Sosiale media funksjoner og widgets som er lagret hos tredjeparts leverandører eller direkte på vår nettside er regulert av personvernerklæringen fra det selskapet som leverer denne.