Aktuelle saker til styrebehandling
Det følger av asl. § 6-20 (1) at “styrelederen skal sørge for behandling av aktuelle saker som hører under styret”. Det er dermed styreleders ansvar at styret får til behandling de saker som er av en slik karakter at det hører under styret å treffe avgjørelsen. Dette vil være saker av uvanlig art eller stor betydning, jf. asl. § 6-14. Dette er de sakene daglig leder ikke har kompetanse til å avgjøre. Selv om det ikke følger direkte av lovteksten innebærer styreleders plikt til å sørge for behandling av aktuelle saker, at sakene behandles så raskt at styrebehandlingen ikke i realiteten blir en etterhåndsbehandling av saker som er avgjort av administrasjonen.
Styremedlemmene og daglig leder kan også kreve at styret skal behandle bestemte saker, jf. asl. § 6-20 (2). Dette kan kreves overfor styrets leder, men det er styrets leder som selv må innkalle til behandling av saken. Dersom styreleder ikke gjør dette, kan den som krever styrebehandling også kalle inn til styremøte.
Forberedelsen av saker
Det er daglig leder som forbereder saker som skal behandles i styret, i samråd med styrets leder, jf. asl. § 6-21 (1). Dette er fordi styrets leder har det overordnede ansvaret for forvaltningen av styret. Dersom styreleder er inhabil i sakene som skal forberedes, vil varalederen steppe inn. Dersom det ikke er en varaleder, bør styret oppnevne en settestyreleder som har ansvaret for saksforberedelsen. Hvis selskapet ikke har en daglig leder, vil styrets leder alene ha ansvaret for å forberede sakene.
Forberedelsen av saker må være god nok, slik at styret har et tilfredsstillende behandlingsgrunnlag, jf. asl. § 6-21 (2). Hvor omfattende forberedelsen av en sak må være, vil variere med viktigheten og størrelsen på saken. Hvis styret har tidspress, kan kravet til dokumentasjon reduseres. På den andre siden stilles det strengere krav til dokumentasjon hvis styret skal behandle saken uten møte. I større saker vil forberedelsen av en sak ofte inneholde en gjennomgang av sakens faktiske side, alternative løsningsforslag med ulike konsekvenser og forslag til styrevedtak. Noen vedtak fra styret krever særlige utredningskrav, jf. f.eks. asl. §10-3 og 13-3. Hvis selskapet ikke har daglig leder, er det styreleder som må sørge for å utrede saken og legge saken frem på en slik måte at styret har et tilfredsstillende beslutningsgrunnlag.
Daglig leders utredning av saken, må sendes til styret før styret skal behandle saken. Styremedlemmene må nemlig få tilstrekkelig tid til å sette seg inn i saken før beslutning fattes.
Varsel om styrebehandling
Styrebehandlingen skal varsles på en hensiktsmessig måte og med en nødvendig frist før selve behandlingen skal skje, jf. asl. § 6-22. Bestemmelsen nevner ikke hvem som skal varsles, men det forutsettes at det sendes varsel til alle som er pliktet til å delta i møtet. Altså alle styremedlemmene og daglig leder. Varamedlemmer må også varsles, dersom noen i styret er inhabile. Hvor lang tid i forveien styrebehandling må varsles, sier ikke lovteksten noe om, men det er naturlig at det enkelte styremedlem som minimum blir innkalt en del dager i forveien. Styremedlemmene skal nemlig få tid til å gå gjennom saksforberedelsen før styrebehandlingen. Det er imidlertid vanlig at styret setter opp en plan i starten av året, hvor det avtales møtetidspunkter.
Selve innkallingen bør skje skriftlig. Enten per e-post eller via brev. Med innkallingen bør det følge en dagsorden med hvilke saker som skal behandles, og relevante dokumenter til sakene.
Vi tilbyr inntil 30 minutters gratis saksavklaring. Ta kontakt på post@reinholdt.no eller telefon +47 23 68 85 58.