Styret er et aksjeselskaps øverste organ og har ansvaret for forvaltningen av selskapet. For å forvalte selskapet på en best mulig måte, må styrets saksbehandling følge visse rammer. Disse fremgår av aksjeloven og de skal vi se nærmere på i denne artikkelen.
Styrets behandling av saker
Utgangspunktet er at styret skal behandle saker i møte, jf. asl. § 6-19 (1). Dette kan imidlertid fravikes dersom styrets leder finner at saken kan forelegges skriftlig eller behandles på annen måte, jf. asl. § 6-19 (1). Det vil dermed være styrets leder som skal vurdere hvilken behandlingsform som skal benyttes. Denne valgretten kan begrenses gjennom vedtektene eller gjennom styrevedtak. F.eks. at visse typer at saker må behandles i møte.
Styrets leder kan imidlertid ikke fritt velge hvordan sakene skal behandles. Det er et krav om at saksbehandlingen er betryggende, jf. asl. § 6-19 (1). Dette gjelder uavhengig av hvordan saksbehandlingen foretas, men loven legger opp til at saksbehandling i møte alltid vil være betryggende. Hva som utgjør en betryggende behandlingsform, vil være en konkret vurdering. Man må se på hvilke behov styremedlemmene har for å diskutere saken seg imellom, både hva gjelder beslutningsgrunnlaget og vedtakets innhold. Dersom en sak behandles uten møte, tilsier kravet om betryggende saksbehandling at det stilles sterkere krav til saksdokumentasjonen. I tillegg må det gis mulighet for menighetsutveksling, eller det må være klart at meningsutveksling ikke er av betydning. Er det saker med stor betydning for selskapets drift, vil dette ha betydning for saksbehandlingskravene. F.eks saker om selskapets organisering.
Øvrige krav rundt saksbehandlingen
Styrelederen har en plikt til å sørge for at styremedlemmene såvidt mulig kan delta i en samlet behandling av de saker som blir behandlet, jf. asl. § 6-19 (2). Hvis sakene ikke behandles i møte, innebærer dette at behandlingsformen bør legges opp på en slik måte at styremedlemmene gis anledning til å fremføre sitt syn på saken til de øvrige styremedlemmene og at dette blir kjent for de øvrige før beslutning treffes. Dette er imidlertid ikke et absolutt krav og det kan hende at sakens karakter tilsier at kommunikasjon ikke er nødvendig. Saksbehandlingen kan derimot ikke føre til at enkelte styremedlemmer holdes utenfor saksbehandlingen eller ikke får anledning til å fremføre sine synspunkter. Da vil man heller ikke lenger ha en betryggende saksbehandling.
Styreleders plikt til å sørge for at styremedlemmene kan delta, henger også sammen med kravet til antall styremedlemmer for å være beslutningsdyktige. Styret kan nemlig ikke treffe beslutning i sakene til behandling, dersom mindre enn halvparten av styrets medlemmer er til stede, jf. asl. § 6-24. Her kan imidlertid strengere krav fremgå av vedtektene.
Hvert styremedlem eller daglig leder, kan kreve at saken behandles i møte, jf. asl. § 6.19 (2), Det er ingen frist for når det kan kreves, og man kan således kreve møte underveis i behandlingen. Det er imidlertid styreleder som bestemmer møteformen, da gjerne om den skal være fysisk eller digital. Dersom mer enn halvparten av styrets medlemmer fremsetter krav om fysisk eller digitalt møte, må styreleder følge dette.
Ledelsen av styrets saksbehandling
Styrebehandlingen ledes av styrets leder. Deltar verken styreleder eller varaleder på møte, velger styret en møteleder, jf. asl. § 6-19 (3). Som møteleder må styrelederen lede menighetsutvekslinger og avstemninger som finner sted. Vedkommende må også sørge for at det skrives protokoll, jf. asl. § 6-29
Daglig leders rolle i styrets saksbehandling
Daglig leder har rett og plikt til å delta i styrets behandling av saker, og uttale seg om sakene, jf. asl. § 6-19 (4). Han må dermed varsles om saksbehandlingen, jf. asl. § 6-22. Styret har imidlertid rett til å stenge daglig leder ute fra behandling av den enkelte sak. De kan ikke stenge daglig leder ute generelt.
Vi tilbyr inntil 15 minutters gratis saksavklaring. Ta kontakt på post@reinholdt.no eller telefon +47 23 68 85 58.
